Nuevos Requisitos Para los Sistemas Informáticos de Facturación

El pasado 6 de diciembre se publicó en el Boletín Oficial del Estado (BOE) el Real Decreto 1007/2023, por el que se aprueba el Reglamento que establece los requisitos que deben adoptar los sistemas y programas informáticos o electrónicos que soporten los procesos de facturación de empresarios y profesionales, y la estandarización de formatos de los registros de facturación a través del cual se desarrollan las disposiciones de la Ley 58/2003, General Tributaria sobre sistemas de facturación.

Por lo tanto, este Reglamento viene a desarrollar lo dispuesto en la Ley 11/2021, de 9 de julio, de medidas de prevención y lucha contra el fraude fiscal, en concreto, para evitar la utilización del software de doble uso en los sistemas informáticos de facturación; estableciéndose los requisitos que deben cumplir los sistemas informáticos de facturación utilizados por empresarios y profesionales para garantizar la integridad, conservación, accesibilidad, legibilidad, trazabilidad e inalterabilidad de los registros de facturación.

En concreto, los sistemas informáticos deben generar automáticamente un registro de facturación de alta de forma simultánea o inmediatamente anterior a la expedición de la factura incluyendo información como el nombre y apellidos o razón social del emisor de la factura, número de identificación fiscal, número y serie de la factura, fechas de emisión y operación, descripción de la operación, importe, tipo de factura, entre otros datos. Además, se exige la generación de una huella y de firma electrónica, para evitar la alteración de los registros de facturación. Se prevé que los aspectos técnicos y funcionalidades de este registro de facturación se aprobarán a través de la correspondiente Orden Ministerial en un futuro.

El Reglamento también exige que los productores y comercializadores de programas certifiquen que sus productos cumplen con los requisitos establecidos mediante una declaración responsable.

El Real Decreto contempla la opción para que los usuarios de los sistemas informáticos remitan automáticamente a la AEAT todos los registros de facturación generados. Esta remisión voluntaria y automática debe cumplir criterios de continuidad, seguridad, integridad, corrección, secuencialidad, instantaneidad y autenticidad. Sus sistemas se considerarán "sistemas de emisión de facturas verificables" o "Sistemas VERI*FACTU", presumiéndose que cumplen los requisitos del Reglamento por diseño. Esta posibilidad de remisión automática se extenderá al menos hasta el final del año natural en el que se efectúe el primer envío de registros de facturación.

De igual manera, los receptores de las facturas pueden proporcionar voluntariamente cierta información de las facturas a la Agencia Estatal de Administración Tributaria (AEAT), facilitando los datos contenidos en el código QR de la factura a través de una ruta específica en la sede electrónica o la aplicación correspondiente. En el caso de las facturas verificables, el receptor puede verificar que la factura recibida ha sido remitida a la AEAT por su emisor. No teniendo la consideración de denuncia pública, se reconoce expresamente que la AEAT podrá utilizar la información proporcionada por el receptor de la factura para el ejercicio de sus competencias para la aplicación de los tributos.

En cuanto al ámbito territorial, el Reglamento es aplicable en todo el territorio español, sin perjuicio de las especialidades establecidas por los territorios forales (País Vasco y Navarra) de concierto y convenio económico y por la normativa específica para Canarias, Ceuta y Melilla. En relación con los territorios forales, se especifica que el Reglamento es aplicable a los obligados tributarios cuando tengan su domicilio fiscal en territorio común.

Por último, sobre los plazos de aplicación, los productores y comercializadores de los sistemas informáticos deberán ofrecer sus productos adaptados totalmente a este Reglamento en el plazo máximo de nueve meses desde la entrada en vigor de la mencionada Orden Ministerial. Además, todos los empresarios o profesionales deberán tener operativos los sistemas informáticos adaptados antes del 1 de julio de 2025, con excepción de aquellos que lleven los libros registros a través de la Sede electrónica de la AEAT mediante el suministro inmediato de información (SII), a los que no les es de aplicación el Reglamento.

Si bien, estas obligaciones se enmarcan en la continua digitalización y camino hacia la consecución de un entorno de facturación entre empresas totalmente digitalizado, conviene señalar que los requisitos y obligaciones establecidas en el presente Reglamento no deben confundirse con la obligación de facturación electrónica en el comercio B2B aprobada por en la Ley 18/2022, de 28 de septiembre, de creación y crecimiento de empresas (Ley Crea y Crece). En lo que respecta a la entrada en vigor de esta obligación, se establecen distintos plazos de implementación de la facturación electrónica en función del volumen de operaciones de las empresas o profesionales:

• Para las empresas y autónomos con facturación anual superior a ocho millones de euros, la obligación surtirá efectos al año de aprobarse el desarrollo reglamentario.
• Para el resto de las empresas y autónomos, a los dos años de aprobarse el desarrollo reglamentario.

En la actualidad dicho desarrollo reglamentario aún no ha sido aprobado y, por tanto, aún no han empezado a contar los referidos plazos para la entrada en vigor de la facturación electrónica obligatoria en las operaciones B2B aunque se prevé que la aprobación se producirá en los próximos meses.