CAMBIOS EN LA GESTIÓN DE LOS PROCESOS DE IT
Seguimos con las novedades para 2023 en el área socio laboral. Como muchos de ustedes habrán leído a partir del 1 de abril de 2023 llega el fin de la obligación de llevar los partes de baja a la empresa en procesos de incapacidad temporal, según se ha publicado en el Real Decreto 1060/2022, de 27 de diciembre y la Orden ISM/2/2023 de 11 de enero. Estas normas regulan determinados aspectos de la gestión y control de los procesos por incapacidad temporal en los primeros trescientos sesenta y cinco días de su duración.
Con estos cambios se pretende avanzar en el uso de medios electrónicos en la gestión y alcanzar un mayor grado de eficacia y eficiencia.
Las novedades más destacables son:
- La supresión de la obligación del trabajador de recibir y presentar la copia del parte médico de IT que estaba destinada a la empresa.
- Y se suprime la obligación de las empresas de transmitir información al INSS en los sucesivos partes de confirmación y de alta. Únicamente deberán remitir al INSS los datos económicos en los partes de baja.
Con esta modificación, los departamentos de Recursos Humanos de las empresas podrían plantearse:
¿Cómo se comunicará la IT a la empresa?
El Servicio Público de Salud (en el caso de procesos de contingencia común), la mutua (en los procesos de contingencia profesional) o la empresa colaboradora (para las contingencias que gestionen en función del tipo de colaboración) remitirá los datos contenidos en los partes de baja, confirmación o alta al INSS, por vía telemática, de manera inmediata y, en todo caso, en el primer día hábil siguiente al de su expedición.
El INSS, a su vez, comunicará a las empresas los datos identificativos de carácter meramente administrativo, por medios electrónicos a través del fichero INSS EMPRESAS del sistema RED (FIE), como máximo en el primer día hábil siguiente al de la recepción de los partes de baja, confirmación o alta referidos a sus trabajadores y trabajadoras. En este fichero es donde aparecerá los datos de las personas trabajadoras indicando la información de su situación de incapacidad.
El fichero FIE, se descarga a través de SILTRA por los usuarios principales de autorizaciones RED. El fichero se descarga en formato .txt, por lo que las aplicaciones de nómina deberán tener integrada alguna función para poder tener acceso a la información.
Existe otra opción a través del servicio FIER, que se encuentra en Sistema Red On Line donde cualquier usuario puede descargarse el fichero en formato Excel.
¿Qué tiene que hacer la empresa?
Las empresas tienen la obligación de transmitir al INSS, por medio del sistema RED, con carácter inmediato y, en todo caso, en el plazo máximo de tres días hábiles contados a partir de la recepción de la comunicación de la baja médica, los datos adicionales que figuran en el Anexo III de la Orden. Entre los datos a incluir a parte de los personales y económicos se deberá incluir el Código Nacional de Ocupación (CNO) y descripción de las funciones desempeñadas por la persona trabajadora.
Otros datos de interés incluidos en la Orden:
En relación con los partes de confirmación se expedirán en función de la duración estimada del proceso:
En relación con los procesos en curso:
- Los nuevos modelos de partes médicos se utilizarán en los procesos de incapacidad temporal que estén en curso en la fecha de entrada en vigor de esta orden y no hayan superado los trescientos sesenta y cinco días.
- Las reglas fijadas en este orden, así como los nuevos modelos de partes de baja/alta y confirmación de la baja serán de aplicación a los períodos de recaída en procesos de incapacidad temporal iniciados con anterioridad a la fecha de entrada en vigor de esta orden cuando la nueva baja médica se expida con posterioridad a dicha fecha.
- La transmisión de los datos correspondientes a los procesos referidos anteriormente se llevará a cabo conforme a lo previsto en esta orden a partir de su entrada en vigor.
Visto todo lo anterior, la norma pretende que con este cambio las personas trabajadoras puedan evitar trámites burocráticos, que le pudieran resultar gravosos cuando se encuentran en situación de incapacidad temporal.
Y por otro lado, aprovechar las posibilidades que ofrece de mejora la digitalización y tecnología de la información para mejorar la eficacia y eficiencia en beneficio de las empresas y personas trabajadoras.